Q.  社員情報はcsvで一括登録できる?

A.
社員情報はcsvで一括登録することは可能です。

社員設定画面の「csv出力」「csv登録」

[システム管理>社員]画面の右上にある「csv出力」「csv登録」をご活用ください。
まず、「csv出力」で社員情報をcsvで出力します。
出力したcsvを編集し、それを「csv登録」からアップロードしてください。

【おすすめの登録方法】
基準となる社員を、[システム管理>社員]画面上で新規追加・登録
②csv出力
③csv上で、基準となる社員の行をコピーし、氏名やログインID、パスワードなどを変更
③csv登録

※csv上で1項目ずつ確認しながら編集していくよりも、基準となる社員をシステムの画面上で登録してからcsvを出力した方が分かりやすく、楽になります。

1列目「社員ID」はシステム内で自動付番されるID

1列目「社員ID」はシステム内で自動付番されるIDです。csv登録・編集を行う際には、この「社員ID」をキーにしてデータの紐付けが行われます。

【関連】
Q. CSV登録の際に上書きされないか心配です

 

csv登録で社員を新規追加する場合は、社員IDの列は空欄のままアップロードしてください(アップロード後システム内で自動付番されます)

既に登録されている社員は、システム内で自動付番された社員IDが表示されるようになっています。csv登録の際には、この社員IDをキーにして編集が行われますので、社員を一括編集する際には社員IDを正しく登録してください。

【関連】
Q. CSV登録の際に上書きされないか心配です

csv項目の形式・選択肢・記入例

※下記では全項目をご紹介していますが、[システム管理>勤怠設定]画面の設定によって非表示になる項目もあります。csv登録を行う際は「csv出力」から出力したcsvフォーマットに合わせてcsvの編集を行なってください

項目名
【csv登録における必須項目】
形式・選択肢 記入例
社員ID
【既存社員の編集の場合は必須】
・半角数字

・システム内で自動付番されます(変更不可)

・csv登録による社員の新規登録の場合は空欄でアップロード

5
ログインID 【必須】 ・半角英数字記号(@-_.*!#$%&*+/=?{})

・3文字以上50文字以下

demo1001
パスワード
【新規登録の場合は必須】
・半角英数字

・6文字以上30文字以下

・csv登録による既存の編集の場合は空欄でアップロード可能

demo1001
社員番号 文字列 s202204001
姓 【必須】 文字列 勤怠
名 【必須】 文字列 太郎
セイ 【必須】 文字列(カタカナ) キンタイ
メイ 【必須】 文字列(カタカナ) タロウ
メールアドレス メールアドレス形式 eigyo@ieyasu.co.jp
入社日 【必須】 yyyy/m/d 2014/4/1
休職日_開始_ yyyy/m/d 2014/4/1
休職日_終了_ yyyy/m/d 2014/4/1
退職日 yyyy/m/d 2014/4/1
部門ID 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>部門]画面から確認できる「部門ID」

3
部門 選択肢の文字列

【選択肢】
[システム管理>部門]画面から確認できる「部門名」

管理部
拠点ID 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>部門]画面から確認できる「拠点ID」

1
拠点 選択肢の文字列

【選択肢】
[システム管理>部門]画面から確認できる「拠点名」

新宿支店
雇用形態ID 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>部門]画面から確認できる「雇用形態ID」

1
雇用形態 選択肢の文字列

【選択肢】
[システム管理>部門]画面から確認できる「雇用形態名」

管理監督者
休日パターンID 【必須】 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>カレンダー]画面から確認できる「休日パターンID」
※シフトの休日パターンIDは「-1」

1
休日パターン 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
[システム管理>カレンダー]画面から確認できる「休日パターン名」
※シフトの休日パターン名は「空欄」で登録する

通常勤務(土日祝)
有給休暇付与パターンID 選択肢の半角数字 4
有給休暇付与パターン 選択肢の文字列

【選択肢】
[システム管理>休暇設定>自動付与 設定]画面から確認できる「付与パターン名」

パート・アルバイト用(1年間の所定労働日数)
有給休暇週所定労働日数 選択肢の文字列

【選択肢】
5日以上
4日
3日
2日
1日

5日以上
所定労働時間_1日平均_ hh:mm 8:00
時間有給休暇の取得可能日数_日間_ 選択肢の半角数字

【選択肢】
5
4
3
2
1
0

5
時間有給休暇の取得単位_時間単位_ 半角数字

【選択肢】
1
2
3
4

2
第一承認者ID 選択肢の半角数字
(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員ID」
4
第一承認者 選択肢の文字列

(姓と名の間にスペースは入れない)

(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)

 

【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員名」

承認太郎
第二承認者ID 選択肢の半角数字
(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員ID」
4 6
第二承認者 選択肢の文字列

(姓と名の間にスペースは入れない)

(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)

 

【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員名」

承認太郎 管理四郎
第三承認者ID 選択肢の半角数字
(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員ID」
4
第三承認者 選択肢の文字列

(姓と名の間にスペースは入れない)

(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)

【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員名」

承認太郎
第四承認者ID 選択肢の半角数字
(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員ID」
4 6
第四承認者 選択肢の文字列

(姓と名の間にスペースは入れない)

(承認者が複数いる場合は半角スペースで区切る)

【選択肢】
[システム管理>社員>社員詳細]画面から確認できる「社員名」

承認太郎 管理四郎
勤務区分 【必須】 半角数字
(勤務区分IDの間は半角スペースで区切る)【選択肢】
[システム管理>勤務区分]画面から確認できる「勤務区分ID」
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 43 44 67 68
アラート 選択肢の半角数字

(複数のアラートを設定する場合は半角スペースで区切る)

1 2 3 4 6
出退勤 初期表示 【必須】 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>勤務区分]画面から確認できる「勤務区分ID」

1
休日1 【必須】 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>勤務区分]画面から確認できる「勤務区分ID」

2
休日2 【必須】 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>勤務区分]画面から確認できる「勤務区分ID」

2
休日3 【必須】 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>勤務区分]画面から確認できる「勤務区分ID」

2
締め日 【必須】 選択肢の半角数字(末締めは 31 )

【選択肢】
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

31
オリジナル時間帯集計ID 選択肢の半角数字

【選択肢】
[システム管理>勤怠設定>オリジナル時間帯集計タブ]画面から確認できる「オリジナル時間帯集計ID」

2
オリジナル時間帯集計 選択肢の文字列

【選択肢】
[システム管理>勤怠設定>オリジナル時間帯集計タブ]画面から確認できる「オリジナル時間帯集計 名称」

時間帯(アルバイト用)
労働形態 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
一般
フレックスタイム制
裁量労働制
変形労働時間制

フレックスタイム制
清算期間
【労働形態がフレックスタイム制の場合のみ必須】
選択肢の文字列

【選択肢】
1ヶ月
2ヶ月
3ヶ月

1ヶ月
時間外労働時間
【労働形態がフレックスタイム制の場合のみ必須】
選択肢の文字列

【選択肢】
所定時間超
法定労働時間超

所定時間超
変形労働時間制 対象期間
【労働形態が変形労働時間制の場合のみ必須】
選択肢の文字列

【選択肢】
1ヶ月単位
1年単位

1ヶ月単位
週40時間超の集計 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
集計する
集計しない

集計しない
1ヶ月変形の集計 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
集計する
集計しない

集計しない
特例措置_週44_ 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
対象
非対称

非対象
完全週休二日制の特例 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
対象
非対称

非対象
メイン業務ID 半角数字

【選択肢】
[システム管理>業務]画面から確認できる「業務ID」

1
メイン業務名 半角文字列

【選択肢】
[システム管理>業務]画面から確認できる「業務名」

プロジェクトA
メイン業務割合 半角数字%
(メイン業務割合とサブ業務割合の合計が100%になるように設定)
80%
サブ業務ID 半角数字

【選択肢】
[システム管理>業務]画面から確認できる「業務ID」

2
サブ業務名 半角文字列

【選択肢】
[システム管理>業務]画面から確認できる「業務名」

プロジェクトB
サブ業務割合 半角数字%
(メイン業務割合とサブ業務割合の合計が100%になるように設定)
20%
HRMOS勤怠メニュー 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
表示する
表示しない

表示する
ボタンで打刻 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
表示する
表示しない

表示する
QRコードで打刻 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
表示する
表示しない

表示しない
ICカード ID_Android・iOS_ 半角英数字 011204123f1dbe0e
ICカード ID _PC_ 半角英数字 EE63601B
権限ID 【必須】 選択肢の半角数字

【選択肢】
2 (システム管理者の権限ID)
3 (利用者・承認者の権限ID)
4 (承認者の権限ID)
5 (一般利用者の権限ID)
6 (システム管理者(給与明細除く)の権限ID)
7 (システム管理者(閲覧のみ)の権限ID)

2
権限 【必須】 選択肢の文字列

【選択肢】
2. システム管理者
3. 利用者・承認者
4. 承認者
5. 一般利用者
6. システム管理者(給与明細除く)
7. システム管理者(閲覧のみ)

2. システム管理者

 

csv登録で社員を新規追加する場合はパスワードの入力は必須となります(既存社員の編集の際にはパスワードが空欄でも問題ありません)。

メールアドレスは必須項目ではありませんが、社員1人ずつにメールアドレスが割り振られているのであれば登録することを推奨しています。
【詳細】
Q. 個人のメールアドレスを未登録でも運用可能?

よくある質問(csvのゼロ落ち問題)

Excel上で編集しcsv形式で保存する場合、文頭の0が省略されてしまう「ゼロ落ち」問題にご注意ください。

例えば、ログインIDやパスワードの項目で「00001」と設定していた場合Excelやcsvで展開すると「1」と表示されることがあります。その状態でハーモス勤怠へアップロードすると「00001」は「1」に上書きされてしまい、古いログインID・パスワード「00001」ではログインができなくなります。

このゼロ落ち問題を発生させないために、以下のような対処方法をお試しください

【対処方法】

  • ログインID・パスワードの文頭は、0以外の数値や文字列にする
  • csvをExcelで展開する際にゼロ落ちしないように設定する

 

【参考】※外部サイト

CSVをExcelで読み込んだ際に先頭の0が消える(0落ちする)場合の対処方法

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