Q.  休暇をcsvで一括登録できる?

A.

[システム管理>休暇管理]画面から、各従業員の休暇を登録・確認することができます。
画面右上の「残数調整csv登録」からcsvをアップロードすることで、休暇を一括登録・編集することが可能です。

■残数調整csv登録
休暇の情報をまとめたcsvをアップロードすることで、休暇を一括登録・編集することができます

■残数調整csv出力
残数調整csv登録用のcsvを出力します(既に登録されている休暇が出力されます)

csv出力
「休暇を取得した日付」「取得した休暇日数」「休暇付与日」「有効期限による失効日」などの休暇の残数管理簿用の情報を出力できます(残数調整用のcsvではありません)

【関連】
Q. 残数調整CSV出力とCSV出力の違いは?

 

このFAQでは「残数調整csv登録」ボタンから行う、休暇のcsv登録方法についてご紹介いたします。

(csv登録手順0)事前準備_休暇の初期設定

休暇のcsv登録を行う前に、休暇の初期設定を行います。
クイックスタートマニュアル(有給休暇)には、有給休暇の初期設定などをすべて1つにまとめてご紹介しています。まずはこのクイックスタートマニュアルをもとに有給休暇の初期設定をお願いします。

【詳細】
【PDF】クイックスタートマニュアル(有給休暇)

有給休暇以外の休暇の設定についてはFAQにまとめていますのでご覧ください。

【関連】
Q. オリジナルの休暇の管理を行いたい

(csv登録手順1)残数調整csv出力

まず、残数調整csv登録用のcsvを出力します。

[システム管理>休暇管理]画面において、登録したい休暇の「付与年度」を選択し、登録する「休暇」を選択します(※1)
その上で「残数調整csv出力」をクリックし、登録用のcsvを出力してください。

※1
残数調整CSV出力・登録は「年度別」「休暇別」に行います

(例)
・2022年度の有給休暇
・2021年度の有給休暇
・2022年度の振替休日
それぞれ「年度」「休暇」を設定した上で「残数調整csv出力」をクリックし、出力したcsvファイルで登録作業を行います。

なお、同じ年度の同じ休暇であれば、複数の従業員分の休暇をまとめてcsv登録することが可能です。

 

(csv登録手順2)csv上に休暇の情報を入力

出力したcsvに、休暇の情報(以下8項目)を入力していきます。

●Id
●社員ID
●休暇設定ID
●休暇修正日
●残数調整_日_
●残数調整_時_
●有効期限
●理由

「どの従業員に」「何の休暇を」「いつ」「何日分(何時間分)」付与するのか、その休暇の「有効期限」や「付与理由」などを、csvに入力します。

 

A列 Id

1)既に登録されている残数調整データを修正する場合
すでに紐づいたidが記載されています。「id」は削除せずに他の情報を必要に応じて修正します。

2)新規残数調整データの登録の場合
空欄にして、B列以降のデータのみ入力していきます。

B列 社員ID

残数付与する社員の「社員ID(社員番号ではありません)」を入力します。社員IDは各社員設定画面でご確認頂けます。

C列 休暇設定ID

休暇設定画面で登録の、該当休暇のIDを入力します。

 

D列 休暇修正日

管理しやすい日で問題ないですが、残数登録を⾏った⽇でご登録頂く場合が多いです。

E列 残数調整_日_

残数調整する日数を入力します。マイナス数値も設定可能です。
ただし日数に0は登録できないので、不要データを削除したい場合にはデータ行そのものを削除してください。
※時間有給利用時、時間単位休だけ残し、日数単位休を削除したい場合は0日登録できます。

E列 残数調整_時_

この項目は、有料プラン に含まれる時間有給機能を利用している場合に追加されます。
ここで時間単位の有休数値を調整できます。

G列 有効期限

付与残数の有効期限を入力します。(有給休暇の場合2年など)

H列 理由

任意入力です。(空欄可)

 

 

(csv登録手順3)残数調整csv登録

最後に、残数調整csv登録を行います。

まず、[システム管理>休暇管理]画面において、登録したい休暇の「付与年度」を選択し、登録する「休暇」を選択します(※2)。
その上で「残数調整csv登録」をクリックし、「ファイルを選択」ボタンから編集したcsvを選択し、「アップロード」をクリックします。

すると「残数調整CSV登録を受け付けました。完了次第メールでお知らせします。」というメッセージが表示されます。

 

【HRMOS勤怠】残数調整CSVアップロード完了のお知らせ」という件名のメールが届きます。csv登録が完了した場合、休暇管理画面のURLがメールに記載されますので、そちらをクリックし登録された休暇を確認してください。

【関連】
Q. CSV出力メールはどのアドレスに送信されますか?

 

なお、csvの内容に不備があった場合「残数調整CSV登録時に以下のエラーが発生しました。」という旨のメールが届きます。その際にはエラー文の内容をもとにアップロードするcsvの情報を修正してください。

※2
「年度」と「休暇」を正しく設定せずにアップロードを行なった場合、「異なった休暇設定IDが指定されています」「異なった期間の休暇が指定されています」というエラーが表示されます。

【関連】
Q. 残数調整CSV登録にて「異なった期間の休暇が指定されています」とエラーになります

休暇のcsv一括登録のポイント

 

複数拠点 のシフトを1つのcsvにまとめて登録することも可能

複数人分 のシフトを1つのcsvにまとめて登録することも可能

複数月分 のシフトを1つのcsvにまとめて登録することも可能

●「拠点ID」「従業員ID」「日付」「勤務区分ID」が正しく入力されていれば、
新しいcsvをアップロードすることで、既存のシフト情報も上書きできる
(シフトの上書きはできても日次勤怠の生成をしなければ日次勤怠画面(≒出勤簿)には反映されない)

●すでに登録されているシフトを削除する場合「勤務区分」の列を空欄にしたcsvをアップロードする

同日に 既に別拠点でシフト登録されている場合は登録できない
(「すでに他拠点にシフトが設定されています」というエラーメッセージが表示される)

 

 

この投稿は役に立ちましたか? 役に立った 役に立たなかった 0 人中 0 人がこの 投稿 は役に立ったと言っています。