Q.  シフトをcsvで一括登録できる?

A.

[シフト]画面ではシフトを登録・確認することができます。
画面右上の「csv登録」からcsvをアップロードすることで、シフトを一括登録・編集することが可能です。また、「csv出力」からは既に登録されているシフトの情報をcsv形式で出力できます。

シフトの「csv登録方法」「csv出力方法」についてご紹介いたします。

シフトのcsv登録方法

手順⓪事前準備(シフトの初期設定とcsv登録の権限設定)

まずはシフトの初期設定を行います。
クイックスタートマニュアル(シフト)には、シフトの初期設定やシフトの登録方法などをすべて1つにまとめています。まずはこのクイックスタートマニュアルをもとにシフトの初期設定をお願いします。

【詳細】
【PDF】クイックスタートマニュアル(シフト)

 

また、シフトをcsvで一括登録するためには、[システム管理>勤怠設定>シフト タブ]画面より、「シフトcsv登録」を許可する権限を設定する必要があります。シフトの初期設定を行う際に必ずご確認ください。

【関連】
Q. シフト登録の権限を設定する方法について

手順①サンプルcsv出力

まず、[シフト]画面の「csv登録」をクリックし「サンプルcsv」をクリックしてcsvを出力します。

手順②csv上にシフト情報を入力

出力したcsvに、シフトの情報(以下4項目)を入力していきます。

●拠点ID
●従業員ID(社員ID)
●⽇付
●勤務区分ID

「どの拠点で」「どの従業員が」「●月●日に」「どの勤務区分(シフトのパターン)」で勤務するのかを、csvに入力します。

なお、拠点IDは[システム管理>拠点]画面から確認できます。
(もしくは拠点画面の「csv出力」ボタンから出力したcsvからでも確認可能)

従業員IDは[システム管理>社員>従業員の編集画面]から確認できます。
(もしくは社員画面の「csv出力」ボタンから出力したcsvからでも確認可能)

勤務区分IDは[システム管理>勤務区分]画面から確認できます。
(もしくは勤務区分画面の「csv出力」ボタンから出力したcsvからでも確認可能)

手順③csv登録

[シフト]画面の「csv登録」をクリックし、「ファイルを選択」から編集したcsvを選択、「アップロード」をクリックします。すると「シフトCSV登録を受け付けました。完了次第メールでお知らせします。」というメッセージが表示されます。

【HRMOS勤怠】CSVアップロード完了のお知らせ」という件名のメールが届きます。csv登録が完了した場合、シフト画面のURLがメールに記載されますので、そちらをクリックしシフトを確認します。

【関連】
Q. CSV出力メールはどのアドレスに送信されますか?

 

なお、csvの内容に不備があった場合「シフトcsv登録時に以下のエラーが発生しました。」という旨のメールが届きます。その際にはエラー文の内容をもとにアップロードするcsvの情報を修正してください。

手順④日次勤怠の生成

【HRMOS勤怠】CSVアップロード完了のお知らせ」という件名のメールに記載されたURLをクリックすると、登録されたシフト画面が表示されます。

手順③まででシフト情報の登録は完了しましたが、従業員の日次勤怠画面(≒出勤簿)への反映はまだ完了していません。

「シフト編集」をクリックし、次の画面で「日次勤怠データ生成」ボタンをクリックします。ポップアップメッセージで「OK」をクリックし、「日次勤怠を生成しました。」というメッセージが表示されると、従業員の日次勤怠画面への反映が完了したことになります。

以上で、シフトの登録は完了となります。

シフトのcsv一括登録のポイント

 

複数拠点 のシフトを1つのcsvにまとめて登録することも可能

複数人分 のシフトを1つのcsvにまとめて登録することも可能

複数月分 のシフトを1つのcsvにまとめて登録することも可能

●「拠点ID」「従業員ID」「日付」「勤務区分ID」が正しく入力されていれば、
新しいcsvをアップロードすることで、既存のシフト情報も上書きできる
(シフトの上書きはできても日次勤怠の生成をしなければ日次勤怠画面(≒出勤簿)には反映されない)

●すでに登録されているシフトを削除する場合「勤務区分」の列を空欄にしたcsvをアップロードする

同日に 既に別拠点でシフト登録されている場合は登録できない
(「すでに他拠点にシフトが設定されています」というエラーメッセージが表示される)

シフトのcsv出力方法

次に、既存のシフトの情報をcsv形式で出力する方法をご紹介します。
まず出力したいシフトの「月度」「拠点」を選択し、画面右上の「csv出力」をクリックします。「csv出力を実行しますか」という確認メッセージが表示されますので「OK」を選択してください。選択した「月度」「拠点」のシフト情報がcsv形式で出力されます。

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