Q. 【年末調整】会社にて、従業員の年末調整申告データの修正や代理入力を行うことは可能？
A.
「２.システム管理者」の権限にて、年末調整申告データの代理入力・修正ができます。
従業員へ年末調整の申告を依頼する前に管理者が事前に年末調整の情報を入力しておくことや、従業員から提出された年末調整情報を確認する時に修正を行うことが可能です。
前提：従業員の情報が保持される画面
従業員の情報は「社員」画面と「提出者詳細」画面の2ヶ所に保持されます。
「社員」画面
「社員」画面に登録する内容は、「基本」タブと「年末調整」タブに分かれて管理されます。
「基本」タブには社員番号や入社日などの基本情報や、承認者や勤務形態など勤怠集計に関する情報が登録されております。「年末調整」タブには税区分や住所、扶養親族の情報や収入・所得金額など年末調整に利用する情報が登録されております。
「社員」画面は、左側メニュー「社員」から遷移する画面です。
ハーモス勤怠 とハーモス年末調整 の両方で左側メニューに「社員」が表示されております。ハーモス勤怠 で見る「社員」画面とハーモス年末調整 で見る「社員」画面は全く同じ画面です。
「年末調整」タブの情報は「2. システム管理者」の権限のみが閲覧・修正が可能です。「6. システム管理者（給与明細・年末調整除く）」が見る「社員」画面では「年末調整」タブは表示されません。
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Q.【年末調整】ハーモス勤怠 の承認者は、従業員の年末調整情報も閲覧可能ですか？
Q.【年末調整】ハーモス勤怠 とハーモス年末調整 の管理者は別にできますか？
「提出者詳細」画面
「提出者詳細」画面には、申告した年ごとの年末調整情報が登録されます。本年分の情報と来年分の情報はタブを分けて管理されます。
例）対象年2022年の場合：2022年のタブと2023年のタブに両年の年末調整情報を記載
「提出者詳細」画面は、ハーモス年末調整 の左側メニュー「年末調整」から遷移する画面です。「初期データ生成」を行うことで、「社員」画面に登録された内容が「年末調整」画面に反映されます。
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「対象者選択」「提出依頼（進捗管理）」「レポート」いずれかの画面から、表示されている従業員の名前をクリックすることで、該当の従業員の「提出者詳細」画面を確認することが可能です。
なお、各画面のステータスによって表示される従業員に差が出る場合がございます。
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「提出者詳細」画面は「2. システム管理者」の権限のみが閲覧・修正が可能です。ハーモス年末調整 の「年末調整」メニューを含む「システム管理」画面は、「2. システム管理者」の権限以外では表示されません。
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Q.【年末調整】ハーモス勤怠 の承認者は、従業員の年末調整情報も閲覧可能ですか？
Q.【年末調整】ハーモス勤怠 とハーモス年末調整 の管理者は別にできますか？
従業員へ年末調整の申告を依頼する前の入力
従業員の年末調整の申告画面には、事前にハーモス年末調整 に入力された内容が表示されます。従業員へ年末調整の申告を依頼する前に、管理者が事前に年末調整の情報を入力しておくことが可能です。
「社員＞年末調整」タブと「年末調整＞提出者詳細」画面のどちらで登録することも可能ですが、それぞれ以下のような注意点がございます。
編集画面
「社員＞年末調整」タブ
・「初期データ生成」前であっても登録できる
・「初期データ生成」後は「データ生成」をしなければ、原則登録した内容が「年末調整」画面に連携されない（例外：入社日・退職日・メールアドレスなどは即時連携）
・CSVでまとめて登録できる
「年末調整＞提出者詳細」画面
・「初期データ生成」前は登録できない
・「年末調整」画面で登録した内容は、申告内容が「確定」されるまで「社員」画面に連携されない
・CSVでまとめて登録できない
従業員の申告画面に表示される情報は、「年末調整＞提出者詳細」画面に登録された内容であるため、「社員＞年末調整」タブでご登録される場合は「データ生成」を必ず行うようにしてください。
また保険料控除申告書の情報など、一部の年末調整情報は「社員＞年末調整」タブに情報を保持する箇所がないため、登録できません。「年末調整＞提出者詳細」画面でのみ事前登録が可能となります。
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Q.【年末調整】事前に社員画面に登録できる年末調整の情報は何ですか？
Q.【年末調整】団体保険の情報を人事が事前に登録することはできますか
編集方法
「編集」ボタンを押下することで内容を編集することが可能となります。配偶者や扶養親族、前職の情報などを登録する場合は、本人の「申告の有無」の箇所を「対象」の内容で登録することで、それぞれの編集箇所がアクティブとなります。
【編集箇所がアクティブになる登録方法】
・配偶者情報の登録 ：「配偶者の有無：あり」「控除対象配偶者：対象」
・扶養親族情報の登録 ：「扶養親族：いる」
・他の所得者の扶養親族情報の登録 ：「他の所得者の扶養親族：申告する」
・前職の源泉徴収票の情報の登録 ：「前職の源泉徴収票：ある」
なお、年末調整対象となるか否かのご設定は、「年末調整＞提出者詳細」画面ではなく、「年末調整＞対象者選択」画面にてご設定ください。ご設定いただいた内容が「年末調整＞提出者詳細」画面に連携されます。
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従業員が年末調整の申告をしている間の入力
従業員が年末調整の申告をしている間、「社員＞年末調整」タブでの編集内容を「年末調整＞提出者詳細」画面に連携させることができません。「データ生成」ボタンを押下して最新の「社員」画面の情報を反映することができる従業員は、年末調整の提出を依頼していない「未依頼」の状態に限るためです。
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また、従業員が申告中は、「年末調整＞提出者詳細」画面においても編集することができません。
具体的には、「提出状況」が「依頼中」「差戻中」などの場合、従業員が任意のタイミングで申告が可能な状況でございます。申告内容の正確性保持のため、従業員の申告と管理者の編集が同時に行われないよう、従業員の申告中は管理者は編集ができないようシステム上制御がかかります。
どうしても管理者側で急ぎ編集が必要な場合は、「年末調整＞提出者詳細」画面にて「依頼解除」を行い、従業員の申告を制限してから編集を行ってください。
「依頼解除」を行った後に再度提出依頼をした場合、最新の「年末調整＞提出者詳細」画面の情報が従業員の申告画面に表示されます。「依頼解除」前に従業員が申告中だった内容は削除されますので、ご注意ください。
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従業員が年末調整の申告をした後の入力
従業員が年末調整の申告をした後、「社員＞年末調整」タブでの編集内容を「年末調整＞提出者詳細」画面に連携させることはできません。「データ生成」ボタンを押下して最新の「社員」画面の情報を反映することができる従業員は、年末調整の提出を依頼していない「未依頼」の状態に限りますが、一度従業員から申告内容の提出がされると、「未依頼」の状態に戻すことはできません。
従業員から申告内容の提出を受けた後は必ず「年末調整＞提出者詳細」画面にて編集を行ってください。編集方法は従業員が申告する前と後で変わりません。管理者は変更した申告内容で「確定」まで行うことができます。
従業員は自身の年末調整の画面で、年末調整情報の提出後も申告した内容を各種申告書PDFというかたちで確認することができますが、管理者が編集後「確定」した内容で本内容も更新されます。
従業員申告後に管理者が内容を編集・確定することは可能ですが、従業員の認識していない申告情報で確定すると、正しく年末調整ができない可能性が生じます。修正が必要な箇所がある場合は、下記のようなご対応をいただくことをお勧めいたします。
・「メッセージ・修正依頼」を送り、従業員に修正と再申告を行ってもらう
・管理者が修正後「メッセージ・修正依頼」を送り、従業員に修正内容の確認と再申告を行ってもらう
・管理者が申告内容の修正・確定した後、システム外で修正したことを本人に連絡する
なお、従業員の申告後に管理者が更新した箇所は「更新履歴」にて確認することが可能です。
代理入力
紙の申告書で申告する必要のある従業員の情報をシステムで管理したいなどの場合、管理者が従業員に代わり申告内容を代理で入力することが可能です。
従業員への提出依頼はせず、管理者が直接「年末調整＞提出者詳細」画面で編集と確定を行います。
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