Q. 「申請漏れ通知」「承認漏れ通知」等 各種通知メールの配信ルールは？
A.
[システム管理＞勤怠設定]画面より、「申請漏れ通知」「承認漏れ通知」などの各種通知メールを設定することができます。
各メールの配信ルールについてご紹介いたします。
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【勤怠申請・承認】
１．勤怠申請漏れ通知メール
２．月締申請漏れ通知メール
３．出勤・退勤時刻漏れ通知メール
４．勤怠差し戻し通知メール
５．承認漏れ通知メール
６．月締確定漏れ通知メール
【届出】
１．申請通知メール
２．承認・差し戻し通知メール
【勤怠申請・承認】
１．勤怠申請漏れ通知メール
■[翌日]にチェックの場合
ある日に関して、申請者によるある日の申請が未完了のまま翌日の配信時間をむかえた場合
『申請者に』申請漏れ通知が配信されます。
■[締日の1日後]にチェックの場合
ある月に関して、申請者による申請が未完了である日が1日でも存在したまま
社員設定＞締め日翌日の配信時間をむかえた場合
『申請者に』承認漏れ通知が配信されます。
２．月締申請漏れ通知メール
■[締日の1日後]にチェックの場合
ある月に関して、申請者による日次申請がすべて完了しているが「月締申請」が未完了のまま
社員設定＞締め日翌日の配信時間をむかえた場合
『申請者に』月締申請漏れ通知が配信されます。
３．出勤・退勤時刻漏れ通知メール
■[翌日]にチェックの場合
ある日に関して以下の条件で「時刻データ漏れ」がある場合『利用者本人にのみ』翌日の配信時間に配信されます。
- 勤務区分の設定 [勤務/休日・休暇] が [勤務] で設定している ※ [勤務/休日・休暇] が [休日・休暇] [その他] の場合、時刻漏れがあっても非対象となり配信されません
- 出勤時刻および退勤時刻の両方、または、いずれか一方だけでもデータが未入力である ※ボタン打刻ではなく鉛筆から手動入力している場合でも「時刻あり」とみなされます
４．勤怠差し戻し通知メール
■[送信する]にチェックの場合
ある日の申請済勤怠に関して承認者から申請者に差し戻しした即時『申請者に』勤怠差し戻し通知が配信されます。
５．承認漏れ通知メール
■[翌日]にチェックの場合
ある日に関して、申請者による申請が完了しているが
翌日の配信時間までに承認者で承認が完了していない場合
申請者の社員設定で設定されている『第一承認者に』承認漏れ通知が配信されます。
■[締日の1日後]にチェックの場合
・ある月に関して、申請者による申請が完了している日が存在する
・社員設定＞締め日翌日の配信時間までに承認者で未承認の申請が１日でもある場合
⇨申請者の社員設定で設定されている『第一承認者に』承認漏れ通知が配信されます。
※[翌日]・[締日の1日後]どちらも同じ内容で通知されます
６．月締確定漏れ通知メール
■[月締申請実行時]にチェックの場合
ある月に関して、申請者による「月締申請」が実施された即時
申請者の社員設定で設定されている『第一承認者に』月締申請を促す通知が配信されます。
また『第二承認者』以降の承認がある場合、下流承認の即時『上流承認者に』に「月締承認」が通知され、以降の承認作業を促すことができます。
上流承認者から承認を差し戻した場合『下流承認者に』に「月締承認の差し戻し」が通知され、勤怠の再承認作業を促すことができます。
▼月締申請を促す通知
▼上流承認者への承認通知
▼下流承認者への差し戻し通知
■[締日の3日後]にチェックの場合
ある月に関して「月締確定」が未実施の場合
申請者の社員設定＞締め日から3日後(休日を含む)の配信時間に
申請者の社員設定で設定されている『第一承認者に』月締確定漏れ通知が配信されます。
また『第二承認者』以降の承認がある場合、下流承認の即時『上流承認者に』に「月締承認」が通知され、以降の承認作業を促すことができます。
上流承認者から承認を差し戻した場合『下流承認者に』に「月締承認の差し戻し」が通知され、勤怠の再承認作業を促すことができます。
▼月締め確定漏れ通知
▼上流承認者への承認通知
▼下流承認者への差し戻し通知
■[「勤怠確定日」当日]にチェックの場合
ある月に関して「月締確定」が未実施の場合
勤怠設定＞勤怠確定日の配信時間に
申請者の社員設定で設定されている『第一承認者に』月締確定漏れ通知が配信されます。
また『第二承認者』以降の承認がある場合、下流承認の即時『上流承認者に』に「月締承認」が通知され、以降の承認作業を促すことができます。
上流承認者から承認を差し戻した場合『下流承認者に』に「月締承認の差し戻し」が通知され、勤怠の再承認作業を促すことができます。
▼月締め確定漏れ通知
▼上流承認者への承認通知
▼下流承認者への差し戻し通知
【届出】
１．申請通知メール
届出に関して、申請者による「届出申請」が実施された即時
申請者の社員設定で設定されている『第一承認者(OR設定している場合その全員)にのみ』申請通知メールが配信されます。第二承認者以上の場合、下流承認が完了した即時、上流承認者に通知されます。
※申請者の社員設定で第一承認者が未設定の場合どこにも配信されません。
▼申請した届出が差し戻され再申請した場合も通知されます
２．承認・差し戻し通知メール
届出に関して、承認者による「届出申請の承認」および「届出申請の差し戻し」および「承認済の届出の承認取消」が実施された即時『申請者に』通知メールが配信されます。段階承認途中の差し戻しの場合、下流承認者ではなく、『申請者に』に直接配信されます。
- 「届出申請の承認」
- 「届出申請の差し戻し」
- 「承認済の届出の承認取消」
